Не смотря на бурное развитие электронного документооборота, интенсивное замещение твердой копии на электронную пока откладывается на неопределенный период. Это значит, что вопрос выбора оборудования для печати остается актуальным для большинства офисов. В своей сервисной практике мы часто встречаем примеры неправильно подбора устройств для офиса. Главным ориентиром при выборе печатного устройства является цена, что далеко не всегда верно в условиях офиса. Недорогие устройства асчитаны на домашних пользователей. Такие устройства не только не могут порой вынести офисных объемов печати, но и точно не дают возможности для уменьшения издержек по организации печати.
Вернемся к выбору печатающих устройств. Задачи печатной техники в офисе - обеспечение беспрерывного процесса документопроизводства с минимальными затратами на этот самый процесс. Обозревая предложения по печатным устройствам, вы наблюдаете длинный список характеристик, которые вам ни о чем не говорят об экономичности и надежности. На что же обращать внимание в первую очередь и на основании чего делать выбор?
Функционал устройства: расширенный или стандартный?
Развитие технологий представляет два варианта оборудования: принтер и МФУ (МногоФункциональное Устройство). Не смотря на адекватное восприятие самого словосочетания, немногие представляют всю многогранность многофункциональности. Надо начать с того, что МФУ бывают трех видов: принтер-копир (2 в 1), принтер-копир-сканер (3 в 1) и принтер-копир-сканер-факс (4 в 1). Если первый вид крайне редкий и придуман для «начинающих», то два следующих довольно распространены, офисные острословы часто называют их «комбайнами». Устройства 3 в 1 и 4 в 1 при наличии сетевого интерфейса как правило дают возможность не только сканировать-копировать, но и непосредственно с устройства отправлять изображения по электронной почте, предоставляя широкий выбор форматов файлов: pdf, tiff, jpg и др. Помимо отправки по e-mail отсканированные на устройстве изображения могут сохраняться на компьютерах в локальной сети или публиковаться непосредственно в интернете. Многие МФУ комплектуются автоподатчиком оригиналов, который позволяет сканировать и копировать документы целыми пачками, что чрезвычайно удобно для офиса.
Выбирать же что поставить на конкретное место принтер или МФУ лучше решать исходя из требуемого функционала. По нашему опыту можем сказать, что установка вместо принтера МФУ с функцией копирования, сканирования и отправкой по e-mail просто полностью меняет модель работы с документами даже в небольшой рабочей группе до 10 человек. Грубо - поставили производительное МФУ - освободили одного человека от отправки факсов, копирования, сканирования. Просто разложили эту работу на других сотрудников.
Симплекс против дуплекса. Практически все современные устройства для офиса, начиная со среднего класса, готовы обеспечивать печать, сканировании или копирование с двух сторон. О двусторонней печати сказано немало. Достаточно упомянуть, что только на бумаге она позволяет снизить затраты на 25-30%. Если же говорить о двустороннем копировании или сканировании, то это просто очень удобная функция, которая предполагает экономию пользовательских интеллектуальных усилий на тему как засунуть оригинал для копирования второй стороны, чтобы на копии всё сошлось.
Выбор технологии нанесения изображения.
Текущее развитие технологий предполагает довольно скромный выбор из матричной, лазерной и струйной технологии, но зато спектр устройств, которые используют перечисленные технологии, необычайно велик.
Матричная технология - наиболее старая из всех. Принцип ее сходен с обычной печатной машинкой. На штанге, которая расположена поперек направления движения бумаги, движется каретка. На каретке размещена «матрица» из 9 или 24-х иголок. Между кареткой и бумагой располагается красящая лента. Под управлением магнитов отдельные иголки или их группы выдвигаются из матрицы, ударяют по красящей ленте. Так краситель переносится на бумагу. В результате получается изображение из отдельных довольно крупных точек, размер которых определяется диаметром рабочей поверхности иглы. Технология практически не пригодна для печати сколько-нибудь качественных изображений и используется в основном для печати текста. Матричная технология морально устарела и давно бы ушла со сцены, если бы не оказалась практически незаменимой в некоторых узких областях. Основные преимущества «матрицы» - это, во-первых, печать на многослойных документах что называется «под копирку» (например складские накладные). Во-вторых, защита от подделки - благодаря продавливанию бумаги, надпись, сделанную на матричном принтере, практически невозможно полностью удалить или исправить. В-третьих, простота реализации печати на непрерывных носителях (различные бумажные ленты). Подобные уникальные свойства матричных принтеров определили основную сферу применения устройств: банки, паспортные столы, агентства по продаже билетов и т.п. Для офисной печати матричные принтеры практически не используются.
Лазерная (электрографическая) печать. Главная деталь такого принтера - фотобарабан, он обладает свойством сохранять на своей поверхности электрический заряд, причём дискретно, то есть каждая точка может держать «свой» заряд. Свет, попадая на барабан, может «засвечивать» отдельные точки его поверхности, то есть снимать с них электрический заряд. Обычно для этих целей используют луч лазера. От него технология и получила свое название. Управляя лучом, можно «рисовать» на барабане изображение, состоящее из заряженных и незаряженных участков. Далее на барабан просыпается тонер (частицы специального состава), который прилипает к заряженным местам и осыпается с незаряженных. После этого тонер переносится на бумагу и поступает в узел закрепления - «печку», где под воздействием высокой температуры и давления тонер в бумагу «вплавляется». Частицы тонера, вплавленные в бумагу, обладают значительной стойкостью. Если говорить о цветной лазерной печати, то для «лазера» характерен более узкий, по сравнению со струйной технологией, диапазон цветового охвата, иначе говоря, лазерный принтер хуже воспроизводит оттенки. Это связано, прежде всего, с тем, что помимо красящего пигмента, тонер содержит «бесцветные» или слабоокрашенные компоненты (полимер, смазка и пр.), без которых в данной технологии обойтись нельзя.
Струйная технология основана на мгновенном впрыскивании капли чернил через микроскопическое отверстие (дюзу). Ряды дюз расположены на движущейся относительно бумаги каретке. Чем меньше дюзы, и чем меньше расстояние между ними, тем выше разрешение (характеристика dpi (dots per inch - точек на дюйм). Для мгновенного впрыска чернил используются в основном две технологии: термическая, когда капля чернил выталкивается за счет нагрева и пьезоэлектрическая, при которой капля выталкивается давлением пьезоэлемента. Обычно струйную технологию редко связывают с печатью в офисе. Чернила, которые использовались в начале развития «струи» обладали плохой устойчивостью к влаге и свету, требовали специальной бумаги для получения изображений с четкими контурами. Нынешний уровень развития технологии позволяет получать на обычной бумаге изображения устойчивые к воде, ультрафиолету и по качеству оттиска на глаз не отличимые от лазерного принтера. Существенные плюсы технологии - высокая скорость печати и сокращение времени выхода первой страницы за счет отсутствия нагрева. Среди струйных устройств нынче даже появилась четкая группа офисных аппаратов. От своих бытовых собратьев они отличаются высокой скоростью печати, возможностью использовать картриджи высокой емкости и наличием дополнительных картриджей черного цвета - основного для офисных документов. Офисные «скороплюйки» дают возможность печатать быстро, оживлять документы цветом значительно дешевле, чем лазер.
Скорость печати. Абсолютная скорость печати лазерных принтеров измеряется в страницах в минуту. Естественно, чем выше скорость, тем лучше для коллективного использования устройства. Для получения цветного изображения лазерные принтеры могут использовать одно и многопроходные технологии. В однопроходном случае за один проход наносятся все цвета, во много проходном случае на каждый цвет - свой проход. У однопроходного принтера скорость печати цветного и монохромного изображения будет одинакова, а у многопроходного скорость цветной и чёрно-белой печати будет различаться в 4-5 раз. Обычно цветные лазерные принтеры используются в офисах для производства мелких тиражей полиграфической продукции. При прочих равных условиях скорость печати - это тот параметр, который позволит Вам сэкономить на времени печати тиража в несколько раз. Правда, в погоне за скоростью, не следует забывать, что разницу в 2-3 страницы в минуту можно заметить только на многостраничных документах. В то же время статистика подсказывает, что большинство задач офисной печати - это 1-3 страницы. И здесь на первом месте уже другой параметр.
Время выхода первой страницы - один из наиболее важных параметров для лазерных принтеров. Это время, которое необходимо для разогрева печки (в целях экономии энергии и ресурсов она не поддерживается всегда в нагретом состоянии). Как этот параметр проявляет себя на практике показывает простой пример. При выписке счетов, в абсолютном большинстве случаев, происходит печать только одного листа. Так что если у некоего принтера абсолютная скорость 20 стр./мин., а время выхода первой страницы - 16 сек, то он реально будет выдавать 3 счёта в минуту. Другой принтер, имеющий абсолютную скорость 16 стр./мин., а время выхода первой страницы 2 сек, легко выдаст 10 счетов в минуту. То есть реальная скорость печати второго принтера, в рамках поставленной задачи в 3 раза выше, а первый принтер - верный способ создания очереди в кассу, хотя, казалось бы, его абсолютная скорость больше на 4 страницы в минуту. Для струйной технологии понятие время выхода первой страницы практически не используется (печать начинается сразу после получения задания). Поэтому в местах, где это параметр критичен, советуем рассматривать струйные аппараты.
Среднемесячная (заявленная) нагрузка - это количество страниц, которые, по заявлению производителя устройство должно регулярно выдерживать и не ломаться. Рекомендуем брать устройства, которые сопоставимы с потребностями вашего офиса по печати. Как узнать потребности вашего офиса? Если нет возможности снять статистику с существующих устройств, проанализируйте счета за бумагу или проведите опрос сотрудников.
Максимальная (пиковая) нагрузка - это нагрузка, которую устройство может выдержать однократно. То есть принять на себя в течение месяца непрерывной работы и умереть.
Время жизни (Machine life) обычно измеряется в годах (месяцах), но некоторые производители измеряют этот параметр опять же в страницах. В этом случае параметр сопоставим с максимальной нагрузкой. Ознакомьтесь с этим параметром, чтобы понимать когда наступит срок замещения оборудования на новое.
Ресурсные части или как рассчитать, во сколько обходится печать. Существует два понятия «стоимость владения» и «стоимость печати». В первом случае учитываются все затраты, начиная от покупки оборудования и заканчивая издержками, связанными как с расходными материалами, так и с обеспечением непрерывной эксплуатации аппарата от сервисного обслуживания до электропитания. Существуют несколько способов расчета, все они сводятся к определению совокупных затрат за период или за объем печати.
При расчете второго показателя обычно учитывают затраты на все расходные материалы из расчета на страницу. Для чистоты расчетов требуется четкое понимание конструктива расходных материалов. Дело в том, что в расчетах для струйных печатающих устройств учитывают только картриджи, а для лазерных тонер и барабан. Причем одни лазерные принтеры имеют раздельные тонер и барабан, а другие оснащаются картриджем, в котором и тонер и барабан установлены вместе. Тонкость заключается в том, что ресурс барабана обычно значительно больше ресурса тонера. Например соотношение 2000 страниц - тонер и 12000 страниц барабан. Это значит, что на одну замену барабана должно приходиться несколько замен емкости с тонером. Это правило можно воплотить в жизнь только в случае, если тонер и барабан меняются раздельно. В случае объединенного картриджа получается, что барабан будет регулярно недоиспользоваться. Получается, что для правильного расчета требуется учесть весь цикл работы устройства от смены барабана до смены барабана при раздельной конструкции расходных материалов и достаточно посчитать цикл работы на одном картридже для принтеров с объединенными материалами. Исходя из экономической целесообразности, советуем выбирать для офиса устройства с раздельными расходными материалами, дабы получить достойное качество печати на оригинальных расходниках, а не прибегать к перезаправке картриджей с недоиспользованным барабаном .
Источники экономии. Для всех печатных устройств есть общие точки экономии. Так предпочтительны устройства, которые могут обеспечиваться картриджами повышенной или экстра повышенной емкости. Использование раздельных барабана и картриджа в лазерных принтерах также является источником экономии. Режим «экономии тонера», который все чаще стал появляться не только в драйвере, но и на лицевых панелях устройств, даст возможность снизить издержки на тонер на 20-25% (при постоянном использовании режима). Немало с точки зрения снижения затрат на печать в целом даст двусторонняя печать, которая обычно экономит до 25-30% бумаги. Немаловажно также изначально грамотно подобрать устройство, чтобы впоследствии не менять его скоропостижно. Более того грамотный подбор устройства позволяет экономить рабочее время сотрудников и нагружать их другими задачами.
